נשים עושות שלום פועלת כתנועה שטוחה, מבוססת על הרעיון שבתנועה אזרחית רחבה הסיבות להצטרפות ולפעולה של אלפי מתנדבות הן העקרונות והמטרות. חברות בתנועה רואות ערך ייחודי ושווה בכל אחת מחברותיה וכלל התפקידים פתוחים בפני כלל חברות התנועה. בתפקידים בעלי טווח אחריות רחבה יותר מתקיימת ותתקיים רוטציה בהתאם להיענותן של חברות התנועה.
אחד הכלים המעניינים לקבלת החלטות בתנועה הוא הקמת ועדות אד הוק בעת הצורך. כדי להבין את המנגנון הזה, כדאי להבין קצת יותר את המנגנון הרחב, הפועל בהתאם למודל קבלת ההחלטות של התנועה.
הגוף המחליט של התנועה הוא צוות המאה, הכולל כיום כ-220 נשים ומכיל בתוכו את מגוון הדעות והיכולות של הנשים הפעילות בצוותים (צוותי שירות מקצועי, צוותי השטח ורכזות ההיגוי). פעילות אלו מכירות היטב את התנועה ואת עקרונותיה. בסמכותן לבחור את רכזות ההיגוי ולאשר את התכנית האסטרטגית של התנועה. רכזות ההיגוי נבחרות אחת לשנה ותפקידן לתכלל את כלל העשייה בתנועה על מנת לאפשר עצמאות, אוטונומיה ויזמות לחברות התנועה ולצוותים השונים.
בנוסף, לרכזות ההיגוי יש סמכות להחליט כיצד להחליט, והן יכולות לקבל החלטות במספר דרכים, תוך ביזור ושיתוף רחב, ככל שיתאפשר, של נשים פעילות, בתהליכים אלו.
מנגנוני קבלת החלטות העומדים בפני רכזות ההגוי:
1. החלטות המתקבלות ע"י צוות רכזות היגוי
2. החלטות המתקבלות יחד עם פורום רכזות צוותים (צוותי שירות מקצועי ו/או צוותי שטח אזוריים)
3. החלטות\ המלצות המתקבלות ע"י צוותי אד-הוק
4. החלטות המתקבלות בפורום צוות המאה
ועדת אד הוק מאפשרת לחברות בצוות המאה להשתתף בקבלת החלטות בתנועה ולהשפיע גם מחוץ לצוותים שבהם הן פעילות.
סמכות הוועדה תלויה במנדט שניתן לה על ידי ההיגוי. אם לוועדה ניתן מנדט להחלטה, החלטתה מחייבת. אם ועדת אד הוק היא ועדה ממליצה, המלצתה תעבור לרכזות היגוי אשר יחליטו כיצד להחליט. לפי מודל קבלת ההחלטות, מינוי לוועדות אד הוק נעשה באופן רנדומלי מבין חברות צוות המאה, ובכל מקרה, גם כאשר המינוי אינו רנדומלי, אנו משתדלות שבכל ועדה יהיו חברות נשים אחרות. כל זאת, על מנת לגוון את נקודות המבט ולאפשר לכמה שיותר נשים לקחת חלק בתהליכים של קבלת החלטות בתנועה.
ההחלטות מתקבלות בדרך כלל תוך התייעצות עם נשים נוספות בתוך התנועה ולעתים גם מחוץ לה, ונלקחים בחשבון מגוון הקולות בתנועה. השאיפה היא שכל החלטה שמתקבלת בוועדת אד הוק תתקבל באמצעות הגעה לקונצנזוס רך של כל חברות הוועדה. הכוונה היא למצב שבו לאף חברה אין התנגדות עמוקה להחלטה. מודל קבלת ההחלטות מאפשר גם להגיע להחלטה באמצעות הצבעה, במקרה שבו קשה להגיע לקונצנזוס, אך עד כה התקבלו כל ההחלטות בדרך של קונצנזוס רך.
הנושאים שבהם עסקו ועדות אד הוק מאז הקמת התנועה הם מגוונים, ובמקרים רבים רגישים מאוד: תגובת התנועה להתפתחויות מכריעות במדינה (למשל, חקיקת חוק הלאום), השתתפות התנועה באירועים שעשויים להיות מפלגתיים (על רקע היותנו פוליטיות אך בלתי-מפלגתיות), קבלת תרומות מממשלות זרות (הוחלט שאנו נמנעות מכך), ועוד ועוד.
בנוסף, כאשר מוזמנת התנועה לשלוח נציגה מטעמה לאירוע בחו״ל, מכונסת ועדת אד הוק לצורך בחירת החברה שתייצג את התנועה. כל ועדות אד הוק בנושא נסיעות לצורך ייצוג התנועה בחו"ל ממונות ע"י רכזות ההיגוי ומלוות ע"י תת צוות בצוות קשרי חוץ. לאחר פרסום קול קורא והגשת מועמדות לנסיעה, פרסום קריטריונים וכן הלאה, מתכנסת ועדת אד הוק, דנה במועמדות ומחליטה מי תהיה הנציגה. אם נוצרות בעיות לאחר הבחירה, למשל כאשר או מועמדת שנבחרה מבטלת את השתתפותה, הטיפול חוזר לאותה ועדה.
מתוך מחויבות גדולה לעקרון השקיפות, כל ועדת אד הוק שמסיימת את תפקידה, מכינה מסמך סיכום הכולל את שמות החברות בוועדה, מטרת הוועדה, המנדט שניתן לה, תיאור תהליך ההחלטה וההמלצות/ההחלטות. הסיכום מתפרסם לכלל חברות צוות המאה.
